1-го числа расчетный период

Оглавление:

Отпуск с 1 числа месяца

— Средний дневной заработок для оплаты отпусков определяют за последние 12 календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно) . Каких-либо исключений для отпусков, начинающихся с 1-го числа месяца, не предусмотрено. То есть, если работник уходит в отпуск, скажем, с 01.06.2018, расчетным будет период с 01.06.2017 по 31.05.2018.

Выплатить отпускные работнику необходимо не позднее чем за три дня до начала отпуска . Получается, что в случае, когда дата начала отпуска приходится на 1-е число месяца, отпускные должны быть выплачены еще до окончания расчетного периода.

Можно предложить два варианта расчета отпускных в такой ситуации.

Вариант 1. Изначально сумму отпускных вы рассчитываете, учитывая последний месяц расчетного периода как не полностью отработанный. Напомним, чтобы посчитать количество календарных дней в неполном календарном месяце нужно среднемесячное число календарных дней (29,3) разделить на количество календарных дней в этом месяце и умножить на количество календарных дней, приходящихся на отработанное в этом месяце время . Таким образом, при подсчете среднего заработка отработанное время вы определяете на дату расчета отпускных. А в сумме выплат учитываете, в том числе суммы, причитающиеся сотруднику за время работы в последнем месяце расчетного периода с 1-го числа по день расчета отпускных. А уже после окончания последнего месяца расчетного периода делаете перерасчет и при необходимости доплачиваете отпускные работнику.

Вариант 2. Зарплату за еще не отработанные дни вы считаете авансом и последний месяц расчетного периода учитываете как полностью отработанный. Однако если после выплаты отпускных работник, например, заболеет перед отпуском, или, скажем, ему будет начислена премия, отпускные придется пересчитать.

Исчисление среднего заработка. Последние изменения

В некоторых случаях труд работника оплачивается исходя из его среднего заработка (например, когда работник находится в командировке). Также средний заработок должен выплачиваться при оплате отпуска работника, простоя, возникшего по вине работодателя, времени, когда работник проходил медицинское обследование или сдавал кровь, и т. д.

Как определить расчетный период

Расчетный период — это 12 месяцев, которые предшествуют моменту выплаты среднего заработка. Как правило, средний заработок выдается вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца (например, 1-го и 16-го числа). Поэтому, если работник проходил медицинское обследование, например, 10 мая 2002 года, в расчетный период войдет время с 16 мая 2001 года по 15 мая 2002 года.
Причем бухгалтеру придется определить размер фактической оплаты труда работника за два неполных месяца (май 2001-го и май 2002 года), что является достаточно трудоемким процессом.

Пример 1.
Работник ЗАО «Актив» проходил медицинское обследование 16 мая 2002 года. Согласно коллективному договору, при определении среднего заработка в расчетный период включаются 12 календарных месяцев с 1-го до 1-го числа, предшествующих событию, с которым связана его выплата.
В расчетный период войдет время с 1 мая 2001 года по 30 апреля 2002 года.

При оплате отпуска или расчете компенсации за неиспользованный отпуск предусмотрен особый порядок определения среднего заработка. В такой ситуации в расчетный период включают три календарных месяца, предшествующих уходу сотрудника в отпуск или его увольнению. Например, если работник уходит в отпуск 10 июня 2002 года, в расчетный период войдут март, апрель и май 2002 года.

Как определить сумму выплат за расчетный период

Пример 2.
Работник ЗАО «Актив» А.Н. Иванов направлен в командировку 18 июня 2002 года. Согласно коллективному договору, при определении среднего заработка в расчетный период включаются 12 календарных месяцев с 1-го до 1-го числа, предшествующих событию, с которым связана его выплата.
В расчетный период войдет время с 1 июня 2001 года по 31 мая 2002 года.
За этот период Иванов получил:
— заработную плату в сумме 48 000 руб.;
— премии, предусмотренные положением о премировании, в сумме 20 000 руб.;
— материальную помощь в сумме 6000 руб.;
— дивиденды по итогам деятельности «Актива» за 2001 год в сумме 4500 руб.
Доход Иванова, который учитывается при расчете среднего заработка, составит:
48 000 руб. + 20 000 руб. = 68 000 руб.

Как рассчитать средний заработок при выдаче денег, не связанных с оплатой отпускных и компенсацией за неиспользованный отпуск

Прежде всего бухгалтеру надо определить средний дневной заработок работника. Если расчетный период отработан работником полностью, то дневной заработок рассчитывается так:

Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка : Рабочие дни в расчетном периоде = Средний дневной заработок

Пример 3.
Работник ЗАО «Актив» А.Н. Иванов находился в служебной командировке с 15 по 17 мая 2002 года (три рабочих дня). За эти дни ему должен быть выплачен средний заработок. В коллективном договоре установлено, что при определении среднего заработка в расчетный период включаются 12 календарных месяцев с 1-го до 1-го числа, предшествующих событию, с которым связана его выплата.
Оклад Иванова — 3000 руб.
В расчетный период войдет время с 1 мая 2001 года по 30 апреля 2002 года. Расчетный период отработан Ивановым полностью.
Число рабочих дней в расчетном периоде составит:
— май 2001 года — 20 дней;
— июнь 2001 года — 20 дней;
— июль 2001 года — 22 дня;
— август 2001 года — 23 дня;
— сентябрь 2001 года — 20 дней;
— октябрь 2001 года — 23 дня;
— ноябрь 2001 года — 21 день;
— декабрь 2001 года — 20 дней;
— январь 2002 года — 20 дней;
— февраль 2002 года — 19 дней;
— март 2002 года — 20 дней;
— апрель 2002 года — 23 дня.
Общее число рабочих дней в расчетном периоде составит 251 день.
Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составит:
3000 руб. х 12 мес. = 36 000 руб.
Средний дневной заработок Иванова составит:
36 000 руб. : 251 дн. = 143,43 руб.
За период нахождения Иванова в командировке ему полагается:
143,43 руб. х 3 дн. = 430,29 руб.

В статье 139 ТК РФ не сказано, как рассчитывать средний заработок, если сотрудник отработал не весь расчетный период (например, болел, находился в отпуске без сохранения заработной платы и т. д.). Однако такие особенности оговорены в Порядке.
В этой ситуации в расчетном периоде учитывают только те рабочие дни, которые фактически отработал сотрудник. Причем сумма денежных средств, выданных сотруднику за неотработанное время, при расчете среднего заработка не учитывается.

Пример 4.
Работник ООО «Пассив» О.И. Петров находился в служебной командировке с 13 по 14 мая 2002 года (два рабочих дня). За эти дни ему должен быть выплачен средний заработок. В коллективном договоре установлено, что при определении среднего заработка в расчетный период включаются 12 календарных месяцев с 1-го до 1-го числа, предшествующих событию, с которым связана его выплата.
В расчетный период войдет время с 1 мая 2001 года по 30 апреля 2002 года. Расчетный период отработан Петровым не полностью. Так, в ноябре 2001 года он болел и отработал только 12 дней, в апреле 2002 года он был в отпуске и отработал семь дней.
Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка Петрова, составила 56 000 руб.
Число отработанных дней в расчетном периоде составит:
— май 2001 года — 20 дней;
— июнь 2001 года — 20 дней;
— июль 2001 года — 22 дня;
— август 2001 года — 23 дня;
— сентябрь 2001 года — 20 дней;
— октябрь 2001 года — 23 дня;
— ноябрь 2001 года — 12 дней;
— декабрь 2001 года — 20 дней;
— январь 2002 года — 20 дней;
— февраль 2002 года — 19 дней;
— март 2002 года — 20 дней;
— апрель 2002 года — 7 дней.
Общее число рабочих дней в расчетном периоде составит 226 дней.
Средний дневной заработок Петрова составит:
56 000 руб. : 226 дн. = 247,79 руб.

Иногда средний заработок нужно рассчитать сотруднику, который отработал в организации меньше 12 месяцев. В этом случае будут учитываться только фактически отработанные дни и выплаты, которые начислены за этот период.

Пример 5.
А.Н. Иванов был принят на работу в ЗАО «Актив» 1 февраля 2002 года. С 15 по 17 мая 2002 года (три рабочих дня) Иванов находился в командировке. Оклад Иванова — 3000 руб.
В коллективном договоре установлено, что при определении среднего заработка в расчетный период включаются 12 календарных месяцев с 1-го до 1-го числа, предшествующих событию, с которым связана его выплата.
В расчетный период войдет время с 1 февраля 2001 года по 30 апреля 2002 года. Расчетный период отработан Ивановым полностью.
Число рабочих дней в расчетном периоде составит:
— февраль 2002 года — 19 дней;
— март 2002 года — 20 дней;
— апрель 2002 года — 23 дня.
Общее число рабочих дней в расчетном периоде составит 62 дня.
Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составит:
3000 руб. х 3 мес. = 9000 руб.
Средний дневной заработок Иванова составит:
9000 руб. : 62 дн. = 145,16 руб.
За период нахождения Иванова в командировке ему полагается:
145,16 руб. х 3 дн. = 435,48 руб.

Как рассчитать отпускные

Напомним, что с 1 февраля 2002 года продолжительность основного ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней.
Как мы указали выше, при оплате отпуска или выплате компенсации за неиспользованный отпуск в расчетный период включают три календарных месяца, предшествующих уходу сотрудника в отпуск или его увольнению.
Для расчета отпускных бухгалтеру следует определить среднедневной заработок работника.

Среднедневной заработок определяется так:
Сумма выплат за расчетный период : 3 : 29,6 = Средний дневной заработок

Сумма отпускных рассчитывается так:
Средний дневной заработок х Количество календарных дней отпуска = Сумма отпускных

Пример 6.
Работнику ЗАО «Актив» А.Н. Сомову с 20 мая 2002 года предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Оклад Сомова — 4000 руб. В расчетный период входят февраль, март и апрель.
Средний дневной заработок Сомова составит:
(4000 руб. + 4000 руб. + 4000 руб.) : 3 : 29,6 = 135,14 руб.
Сомову полагаются отпускные в размере:
135,14 руб. х 28 к. д. = 3783,92 руб.

Пример 7.
Работнику ООО «Пассив» А.Н. Иванову с 6 мая 2002 года предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
В расчетный период входят февраль, март и апрель. Оклад Иванова — 4000 руб.
Со 2 по 15 апреля Сомов болел (10 рабочих, или 14 календарных, дней). В апреле 2002 года — 23 рабочих, или 30 календарных, дней. Таким образом, в апреле на время, отработанное Сомовым, приходятся 16 календарных дней (30 — 14).
Заработная плата Сомова за апрель составит:
4000 руб. : 23 дн. х (23 дн. — 10 дн.) = 2260,87 руб.
Среднедневной заработок Сомова составит:
(4000 руб. + 4000 руб. + 2260,87 руб.) : (29,6 + 29,6 + 16) = 136,45 руб.
Сомову полагаются отпускные в размере:
136,45 руб. х 28 к. д. = 3820,60 руб.

С. СОКОЛОВ, аудитор
Материал предоставлен журналом «Практическая бухгалтерия»

Расчет отпускных, если начало отпуска 1 числа

Вопрос-ответ по теме

Сотрудник идет в ежегодный очередной отпуск с 01.11.2015. Как правильно и последовательно отразить действия в 1с ЗУП 8.2. У нас такие варианты: 1. Чтобы сделать выплату 27-го октября, мы должны провести начисление в октябре 2015 года. Создали начисление отпускных в октябре, расчетный период выбираем с 01.11.14 по 31.10.15. На основании документа начисления — формируем ведомость выплаты в октябре(выбирая «выплачивать отпускные), выплатили. НДФЛ отражаем октябрем и перечисляем 27-го октября. После расчета зарплаты за октябрь, делаем пересчет начисленных отпускных которые начислены в период — октябрь. Насколько это правильно, что отпуск с 01.11.2015, а все начисления и выплаты в октябре. То есть расходы по отпускам ноября будут отражены в октябре, это корректно? 2. Чтобы сделать выплату отпускных за ноябрь 27-го октября, мы должны провести начисление в ноябре 2015года. Создали начисление отпускных в ноябре, расчетный период выбираем с 01.11.14 по 31.10.15. На основании документа начисления — формируем ведомость выплаты в ноябре, выплачиваем 27.10. После расчета зарплаты за октябрь, делаем пересчет начисленных отпускных за ноябрь. Расходы по отпускам ноября будут отражены в ноябре. То есть и в документе «начисление отпускных» и в документе «выплата отпускных» период будет ноябрь. НДФЛ платим 27.10,но за какой период октябрь или ноябрь? 3. Сделать документ начисление в октябре, сформировать ведомость на выплату 27.10.2015 (выбирая «выплачивать отпускные), выплатили. Далее документ начисления отпускных меняем на ноябрь, документ ведомость выплаты меняем вместо «выплачивать отпускные» на «выплачивать заработная плата» октябрь. После расчета заработной платы в один день выплачиваем «остатки» зарплаты за октябрь, делаем ведомость выплаты отпускных ноябрем. В какой момент, и за какой месяц, мы должны уплатить НДФЛ. Мы думаем, что первый вариант правильнее. Как верно и правильно сделать в данной ситуации.

Рассчитайте зарплату в программе «Упрощенка 24/7» бесплатно, онлайн

Вы правы, согласно статье 136 Трудового кодекса вы должны выплатить работнику отпускные за три календарных дня до начала отпуска, то есть не позднее 28 октября 2015 года (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Для определения суммы отпускных необходимо рассчитать средний дневной заработок работника. Он определяется путем деления фактической зарплаты работника за расчетный период на 12 и на 29,3 (ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Указанные числа имеют следующие значения:

— 12 — количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник планирует взять отпуск (п. 4 Положения № 922);

— 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Расчетный период зависит именно от даты начала отпуска, а не от даты начисления отпускных. В вашем случае, вы правильно указали расчетный период с 1.11.2014 по 31.10.2015.

Так как отпуск начинается с 1 ноября 2015 года, возникает ситуация, при которой на момент начала отпуска у вас еще нет данных о зарплате за октябрь 2015 года. Хотя зарплата за октябрь должна попасть в расчет среднего заработка.

Как поступить в этом случае?

Вариант 1. Вы авансом делаете расчет зарплаты за октябрь 2015 года, чтобы с учетом этой суммы был произведен точный расчет отпускных. Правда, в этом случае, вы рискуете, тем, что если вдруг работник, например заболеет, вам придется делать пересчет отпускных или вообще перенос отпуска на более поздний период.

Вариант 2. Вы делаете расчет отпускных без учета октябрьской зарплаты, а после закрытия месяца, вы пересчитываете отпускные и производите доплату.

Выбор остается за Вами.

НДФЛ с зарплаты нужно удерживать у работника и перечислять в бюджет лишь при окончательном расчете за месяц. Ведь днем получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который начислена зарплата (п. 2 ст. 223 НК РФ).

НДФЛ с отпускных. Отпускные не являются платой за труд, поскольку отпуск — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106 и 107 ТК РФ).

Для расчета отпускных не важен размер других выплат и вознаграждений работника за этот месяц. То есть вам не нужно дожидаться окончания месяца, чтобы определить итоговую сумму отпускных. А это значит, у вас нет никаких препятствий, чтобы сразу при начислении отпускных рассчитать с них НДФЛ.

Так как, отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Поэтому для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. В зависимости от способа выплаты отпускных НДФЛ с них перечисляют (ст. 223 и 226 НК РФ, письмо Минфина России от 10.04.2015 № 03-04-06/20406):

— в день получения в банке наличных денег для выплаты отпускных;

— в день перечисления отпускных на банковскую карточку или счет работника;

— на следующий день после выплаты отпускных из наличной выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров, работ или услуг.

С 1 января 2016 г. изменится срок уплаты НДФЛ. Появятся специальные правила для уплаты НДФЛ с отпускных. НДФЛ, удержанный при выплате работнику отпускных, перечисляется налоговым агентом не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ в новой редакции).

В «Школе Зарплатоведа» обновлен курс «Выплаты работникам». Пройдите учебный курс, посмотрите видеолекции и получите диплом государственного образца.

Обратите внимание! Мы собрали все спорные вопросы по уплате НДФЛ с отпускных и обратились к чинвникам. В нашей статье «ФНС разъсянила контрольные даты по НДФЛ и взносам с отпускных» — комментарии специалистов ФНС, таблица-шпаргалка с контрольными датами, а также образцы 6-НДФЛ, платежек и проводки.

Страховые взносы. В базу для начисления обязательных страховых взносов, уплачиваемых в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ, надо включать отпускные, за тот месяц, в котором они начислены (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письма Минтруда от 12.08.2015 № 17-4/ООГ-1158, от 17.06.2015 № 17-4/В-298).

Взносы, начисленные на отпускные, надо уплатить:

— в ПФР, ФФОМС и ФСС (на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислены отпускные (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ);

— в ФСС (на страхование от несчастных случаев на производстве) — одновременно с выплатой заработной платы за месяц, в котором начислены отпускные (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Налог на прибыль. На время ежегодного отпуска за работником сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). При этом отпускные выплачиваются работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Расходы компании в виде отпускных, предусмотренного законодательством РФ в целях налогообложения прибыли, относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ).

Момент учета отпускных в расходах зависит от метода расчета налога на прибыль: метод начисления или кассовый.

При методе начислении отпускные признаются в качестве расхода ежемесячно в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от даты выплаты (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). Однако Минфин России считает, что отпускные нужно включать в состав расходов каждого отчетного (налогового) периода пропорционально дням приходящегося на него отпуска (письмо от 12.05.2015 № 03-03-06/27129).

При этом, чиновники ФНС России придерживается иной точки зрения: компании вправе учесть всю сумму отпускных в том месяце, в котором они были начислены. Поскольку отпускные начисляются и выплачиваются работнику единовременно независимо от того, на какой период по налогу на прибыль приходится его отпуск. Кроме того, налоговый кодекс РФ не содержит правил, предписывающих учитывать отпускные пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный (налоговый) период (письмо ФНС России от 06.03.2015 № 7-3-04/[email protected]).

ФНС приняла окончательное решение по поводу зарплатной отчетности

Налоговики меняют формы по НДФЛ и взносам. Одной только 2-НДФЛ будет два вида. Приглашаем семинар по новым правилам зарплатной отчетности за 9 месяцев 16 октября Лектор — Елена Воробьева.

На семинаре Вы узнаете:

Чтобы участвовать в семинаре, не обязательно приезжать в Москву. Мы организуем онлайн-трансляцию. Чтобы посмотреть трансляцию, позвоните по телефону: (495) 788 53 26 доб. 2675.

Отметим, что суды в преобладающем большинстве всегда поддерживали такой подход (см., например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 07.11.2012 № А27-14271/2011, Московского округа от 24.06.2009 № А40-48457/08-129-168, Уральского округа от 08.12.2008 № А07-6787/08).

Обратите внимание: страховые взносы начисляются в момент определения суммы отпускных независимо от длительности отдыха, приходящегося на разные месяцы (ч. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). В расходах по налогу на прибыль страховые взносы тоже учитываются единовременно — на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). Это подтверждает и Минфин России (письмо от 09.06.2014 № 03-03-РЗ/27643).

Отпуск 2017: расчет отпускных на примерах

За три дня до начала отпуска организация обязана выплатить сотруднику отпускные, которые рассчитываются из среднего дневного заработка.

Средний дневной заработок

Особенности расчета среднего заработка утверждены постановлением Правительства РФ
от 24 декабря 2007 года № 922.

Общий порядок расчета среднего заработка при оплате отпуска установлен в статье 139 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ). В 2014 году Федеральным законом от 02.04. 2014 № 55-ФЗ статья 139 ТК РФ была изменена. С этого момента при расчете среднего заработка для оплаты отпускных вместо коэффициента 29,4 используется коэффициент 29,3. Коэффициент соответствует среднемесячному числу календарных дней в году.

Для отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск средний дневной заработок рассчитывают за последний год – за 12 календарных месяцев. Для этого начисленную заработную плату, включая все предусмотренные в организации выплаты, нужно разделить
на 12 (месяцев) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Расчетный период для отпускных равен 12 месяцам, предшествующим месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск.

Как рассчитать среднедневной заработок

Чтобы рассчитать средний дневной заработок, нужно определить:

Во-первых, расчетный период.

Во-вторых, сумму выплат, которую получил работник в расчетном периоде.

Расчетный период для отпускных равен 12 месяцам непосредственно до месяца, в котором сотрудник уходит в отпуск.

В расчет нужно брать календарный месяц:

Январь: 1-го по 30-е числа месяца включительно.

Февраль: с 1-го по 28-е число месяца включительно.

Март: с 1-го по 31-е число месяца включительно.

Как рассчитать отпускные в 2017 году

Теперь, когда расчетный период определили, нужно подсчитать сумму выплат за этот период.
В расчет включаем все выплаты, которые были получены работником: премии, доплаты, надбавки, поощрения и т.д.

Перечень выплат, которые учитываются, смотрите в постановлении Правительства РФ
от 24.12. 2007 № 922, а точнее в пункте 2 утвержденного этим постановлением Положения
об особенностях исчисления среднего заработка.

Вот перечень выплат, которые нужно учитывать в среднем заработке при расчете отпускных:

  • заработная плата, начисленная по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам, в процентах от выручки от реализации продукции;
  • заработная плата, выданная в неденежной форме;
  • комиссионное вознаграждение;
  • гонорар работников редакций газет, журналов, иных СМИ;
  • разница в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую должность;
  • надбавки и доплаты (за классность, квалификационный разряд, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
  • компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (обусловленные районным регулированием, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
  • премии и вознаграждения;
  • другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.

Не включаются в расчет среднего заработка: материальная помощь, дивиденды, кредиты и другие выплаты, которые не имеют отношения к оплате труда. То есть выплаты не за труд.

Как учитывать в среднем заработке квартальные, полугодовые и годовые премии

Не редко в организациях вводятся не ежемесячные а квартальные или годовые премии. Такие премии нужно учитывать в среднем заработке равными долями. Общую сумму премии нужно разделить на количество месяцев, которые включены в премиальный период. Например, если премия за квартал, сумму премии нужно разделить на 3 месяца.

Если хотя бы один из премиальных месяцев не попал в расчетный период, часть премии «выпадает» и не учитывается в среднем заработке.

Как учитывать премии, несвязанные с трудом

Такие премии, как подарочные выплаты к юбилейным датам сотрудников, дню рождения организации, выполнение добровольно сотрудником работы за заболевшего коллегу и так далее носят разовый характер и не предусмотрены системой оплаты труда. Получается, что включать разовые выплаты в расчет среднего заработка вы не можете. Но, с другой стороны, если вы хотите такого рода выплаты учитывать в расчете среднего заработка для отпускных, просто включите их в Положение о премировании или в Коллективный договор.

Материальная помощь в расчете среднего заработка не участвует

Материальная помощь не является составной частью системы оплаты труда и не может зависеть от качества и количества труда работника. В ТК РФ такого понятия, как «материальная помощь», вообще нет. Значит, учитывать ее при расчете среднего заработка нельзя.

Как учитывать доплаты и надбавки в расчете отпускных

Согласно ТК РФ работа в праздничные и выходные дни, сверхурочная работа должна оплачиваться.

  • за сверхурочную работу;
  • за работу в ночное время;
  • за совмещение профессий или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Кроме того, часто работники получают районные коэффициенты, которые тоже нужно учитывать при расчете среднего заработка.

Таким образом, все доплаты участвуют в расчете среднего заработка для отпускных.

Формула расчета среднего заработка для оплаты отпускных

Средний дневной заработок работника для оплаты отпускных определяют по формуле:

Формула расчета суммы отпускных

Сумму отпускных рассчитывают так:

Как рассчитывать отпускные, если сотрудник работает неполный рабочий день

Сейчас на предприятиях распространена практика сокращенного рабочего дня для многих категорий работников. Вместо 8-ми часового рабочего дня может быть установлен 6-ти, 7-ми,
4-ех и т.д. часовой рабочий дней.

Для сотрудников, которые работают с сокращенным рабочим днем, отпускные рассчитывают также, как для всех работников.

Нужно взять сумму выплат за 12 месяцев, предшествующих отпуску, добавить все надбавки, премия и вознаграждения, общую сумму разделить на 12 и разделить на 29,3 руб.

Как рассчитывать отпускные, если сотрудник болел, учился или был в отпуске за свой счет

На практике редко приходится сталкиваться с ситуациями из учебника, когда для расчета отпускных нужно знать только оклад.

Для отпускных расчетным периодом являются 12 месяцев, предшествующих отпуску. В это время сотрудник мог взять больничный, уйти в учебный отпуск, взять несколько дней за свой счет.

В этих случаях из расчетного периода нужно вычесть время, пока сотрудника не было на работе. А из общей суммы выплат нужно вычесть выплаты за время отсутствия.

В постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» вы можете посмотреть перечень выплат, которые исключаются. Это периоды, когда сотрудник:

  • был в ежегодном основном, дополнительном или учебном отпуске;
  • получал пособие по больничному;
  • получал пособие по беременности и родам;
  • был в отпуске за свой счет;
  • получил дополнительные оплачиваемые выходные или дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • не работал из-за простоя по вине работодателя;
  • получил отгулы и т. п.

Как определить количество участвующих в расчете календарных дней, когда сотрудник отработал месяц не полностью

Периоды отсутствия на работе по разным причинам рассчитывают по формуле:

Если вы приняли на работу нового сотрудника и через полгода или восемь месяцев он уходит
в отпуск, полного расчетного периода, равного 12 месяцам не получается. Тогда при расчете отпускных вы должны учитывать:

  • выплаты, которые начислили работнику за фактическое время работы;
  • фактические месяцы его работы на вашей фирме.

Как посчитать отпускные, если заработная плата изменилась

Если в вашей организации в пределах расчетного периода, после расчетного периода, но до отпуска сотрудника или во время отпуска изменилась заработная плата, сумму отпускных придется пересчитать.

Такое правило установлено п. 16 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922
«Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Формула расчета коэффициента корректировки отпускных при повышении
заработной платы

Если заработную плату повысили в пределах расчетного периода, то оклад работника, который был у него до повышения, нужно умножить на коэффициент повышения.

Скорректировать средний заработок нужно и в том случае, если повышение заработной платы произошло уже за пределами расчетного периода, но до момента, когда сотрудник ушел
в отпуск.

Если заработная плата повышается в период отпуска, что на практике встречается очень редко, скорректировать нужно только ту часть среднего заработка, которая приходится на период
с момента повышения зарплаты и до окончания отпуска.

Расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени

Если предприятие работает непрерывно, для работников, как правило, устанавливают суммированный учет рабочего времени. Тогда для каждого работника учитывают количество часов отработанных за месяц, квартал, полугодие и год.

При суммированном учете рабочего времени отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитывают в соответствии со статьей 139 ТК РФ.

Для начала определяют средний часовой заработок, а затем рассчитывают средний заработок для расчета отпускных.

Формула расчета среднего часового заработка при суммированном учете
рабочего времени

Формула расчета среднего заработка при суммированном учете рабочего времени

Как оформить расчет отпускных

Основанием для начисления отпускных является приказ руководителя о предостав­лении отпуска сотруднику по форме № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или по форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам». Расчет принято оформлять в специальной унифицирован­ной форме № Т-60 «Записка-расчет о пре­доставлении отпуска работнику». Указанные формы утверждены
постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Энциклопедия учета, новости в рассылках, аналитика в журналах. Подписываться на бухгалтерские журналы отдельно больше не нужно.
Все можно получить сразу и по оптимальной цене.

Консультант пульс

всегда в курсе событий

Расчет отпускных

Сотрудник уходит в отпуск с 02.06.2014 г. Отпуск начисляется за 12 месяцев, предшествующих
отпускному периоду, т.е. с 01.06.13 по 31.05.14 г.
При расчете среднего заработка я увидела, что за май 2014 г. начислений нет, но в расчет этот
месяц входит. Получается , средний заработок будет меньше. Зарплату за май я буду рассчитывать в первых числах июня.
Как правильно рассчитать отпускные. С учетом мая или без.

В Вашей ситуации неизвестен заработок за май, так как не произведен рассчет, мало того выплатить отпускные нужно не позднее трех дней до начала отпуска ( ст. 136 ТК РФ).

Отпускные нужно платить исходя из среднего заработка, рассчитанного за период, равный 12 предшествующим календарным месяцам ( п. 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно . Это прописано в ст. 139 Трудового кодекса РФ и п. 4 Положения.

Получается, что если отпуск начинается с 1-го числа месяца, то на момент начисления отпускных нет данных о размере заработной платы за последний месяц . А сдвигать расчетный период нельзя. В этой ситуации есть два варианта решить проблему.

Первый вариант. Выплатите отпускные до окончания расчетного периода исходя из тех сумм, что уже были начислены в расчетном периоде. А в следующем месяце спокойно сделайте перерасчет исходя из уже полностью верных цифр. Тогда одновременно с выплатой очередной зарплаты работнику, вышедшему из отпуска, можно будет доплатить отпускные.

Второй вариант. Этот подход основан на определенном доверии работнику. Вы можете авансом начислить работнику суммы зарплаты до окончания месяца, чтобы с их учетом рассчитать отпускные без последующего перерасчета. Однако если вдруг, например, сотрудник заболеет непосредственно перед отпуском, то после отпуска придется делать перерасчет с уменьшением суммы отпускных.

1-го числа расчетный период

Анна т.е. вы предлагаете нарушить закон по части правила расчета и не учитывать март человеку уходящему 1 апреля в отпуск. который по факту отработал март в момент выхода в отпуск.
на момент начисления отпускных факт отработки марта полностью еще не известен, зарплата не начислена. а использование несуществующих данных о заработке в расчете ния 139-я, ни 992-е Положение не предусматривают.

А если человек попадется вредный и умеющий считать? и посчитает что при расчете с мартом ему должны выплатить отпускных больше чем без марта?
тогда рассказывать ему об отсутствии дара предвидения

нет. рассказывать, что как только у бухгалтерии появятся сведения о его заработке за март — отпускные будут пересчитаны и доплачены. как и нужно делать.

Вопрос: Ежегодный очередной оплачиваемый отпуск сотрудника начинается с 1 июля 2012 года. Заработная плата за июнь ещё окончательно не посчитана, кроме того, в июле будет производиться начисление квартальной премии. Необходимо ли при расчете отпускных учитывать оплату труда за июнь, а также квартальную премию?

Ответ: В соответствии с частью девятой ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала. Невыплата в установленный срок отпускных, согласно части второй ст. 124 ТК РФ, является основанием для переноса ежегодного отпуска. Данное правило не может быть изменено соглашением сторон (часть вторая ст. 9 ТК РФ), поскольку в противном случае снижается уровень гарантий работника по сравнению с установленным ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение).
Согласно ст. 139 ТК РФ и п. 4 Положения расчет среднего заработка работника, независимо от режима его работы, производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
В рассматриваемом случае периодом, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата, является отпуск, который начинается с 1 июля. Следовательно, расчетным периодом будут 12 месяцев по июнь включительно.
Статья 139 ТК РФ предусматривает возможность установления иных периодов для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. Но подобное изменение возможно только в случае закрепления его в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Поскольку в Вашей организации такое изменение не устанавливалось, расчет производить необходимо исходя из заработка именно за 12 полных календарных месяцев перед началом отпуска.
В случае, когда работник полностью отработал расчетный период, действует следующий порядок расчета средней зарплаты для исчисления отпускных.
Суммируем зарплату за последние 12 календарных месяцев перед месяцем отдыха, результат делим на 12 и на среднемесячное число календарных дней — 29,4, получившийся средний дневной заработок умножаем на число дней отпуска.
Однако в рассматриваемой ситуации работник на момент расчета отпускных последний месяц расчетного периода (июнь) еще не отработал полностью. Будет этот месяц отработан полностью или нет, мы точно не знаем, поэтому считать июнь полностью отработанным месяцем расчетного периода мы пока не можем. Поскольку расчет всегда должен производиться исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени, считаем, что на момент оплаты отпуска работодатель должен исчислить средний заработок исходя только из тех данных, которые ему уже известны.
На наш взгляд, в этом случае следует руководствоваться правилом исчисления среднего дневного заработка, установленным в абзаце 2 п. 10 Положения.
В случае, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количество календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Порядок расчета среднего дневного заработка можно представить в виде формулы:

СДЗ = (ЗП : (29,4 х ПМ + КДНМ), где:

СДЗ — средний дневной заработок;
ЗП — фактически начисленная за расчетный период заработная плата;
ПМ — количество полностью отработанных месяцев;
КДНМ — количество календарных дней в неполных календарных месяцах.

При этом количество календарных дней в неполных календарных месяцах определяется так:

КДНМ = 29,4 : КДМ1 х КДО1 + 29,4 : КДМ2 х КДО2 + . + 29,4 : КДМn х КДОn, где:

КДМ1, КДМ2, . КДМn — количество календарных дней в каждом не полностью отработанном месяце;
КДО1, КДО2, . КДОn — количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в таком месяце.

Если оставшиеся дни июня, входящего в расчетный период, которые изначально не учитывались при расчете отпускных, будут отработаны работником, то необходимо будет сделать перерасчет отпускных с учетом таких отработанных дней и сумм заработной платы за эти дни.
К сожалению, каких-либо официальных документов, содержащих разъяснения по данному вопросу, в настоящее время нет, однако, по нашему мнению, вполне обоснованно осуществлять перерасчет среднего заработка в ситуациях, когда сведения о каких-либо выплатах (сдельной части оплаты труда, выплатах за определенные показатели и прочее), которые необходимо учитывать при расчете среднего заработка, были получены работодателем уже после расчета.
Однако обратите внимание, что согласно п. 15 Положения квартальные и месячные премии учитываются при определении среднего заработка только в том случае, если они фактически начислены в расчетном периоде. Соответственно, такие премии, начисление которых осуществляется работодателем после 01.07.2012, в пересчете отпускных не принимаются. Только вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арзамасцев Александр

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Непосредственно по сути вопроса ТС:

Работник идет в отпуск 03.09.2012.
Можно ли отпускные начислять 01.09.2012, а выплачивать 31.08.2012 (авансом) с перечислением НДФЛ в этот же день?
Какой период ставить в платежном поручении по перечислению НДФЛ — август или сентябрь?
Верно ли, что страховые взносы нужно начислять в сентябре 2012 года?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Начислить отпускные в бухгалтерском учете следует также 31.08.2012.
Этой же датой следует начислить и страховые взносы с суммы отпускных.
В платежном поручении на перечисление НДФЛ следует указать «МС.08.2012» и «НДФЛ с отпускных за август 2012».

Обоснование вывода:
Согласно ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).
В настоящее время для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-60 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
Следовательно, отразить в бухгалтерском учете начисление отпускных организация вправе только при наличии соответствующего документа (записки-расчета).
Ваша организация выплачивает отпускные 31.08.2012. Значит, записка-расчет должна быть оформлена также не позднее указанной даты.
В силу п. 5 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.
С учетом изложенного полагаем, что операция по начислению отпускных должна быть отражена на счетах бухгалтерского учета на основании записки-расчета также 31.08.2012.
Обращаем внимание, что выплата 31.08.2012 отпускных без отражения их начисления на счетах бухгалтерского учета, равно как и отражение их начисления позже даты выплаты, является нарушением норм Закона N 129-ФЗ, а также приводит к возникновению дебетового сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», показывающего несуществующую задолженность работника перед организацией. Таким образом, наличие такого дебетового сальдо не соответствует сути данной хозяйственной операции.
Повторимся. По нашему мнению, в бухгалтерском учете сначала должна быть сделана запись по начислению причитающихся работнику отпускных, а затем — запись по их выплате.
В соответствии с п. 1 ст. 11 Закона N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) для организаций дата осуществления выплат и иных вознаграждений в пользу работника (физического лица, в пользу которого осуществляются выплаты и иные вознаграждения) определяется как день начисления этих выплат и вознаграждений.
В связи с тем, что отпускные должны быть начислены 31.08.2012, полагаем, что исчисленные с суммы отпускных страховые взносы необходимо начислить в бухгалтерском учете также 31.08.2012.
В таком случае уплатить страховые взносы следует не позднее 15.09.2012 (часть 5 ст. 15 Закона N 212-ФЗ).
По устоявшемуся мнению уполномоченных органов (смотрите, например, письма Минфина России от 06.03.2008 N 03-04-06-01/49, от 24.01.2008 N 03-04-07-01/8, Федеральной налоговой службы от 10.04.2009 N 3-5-04/407, от 09.01.2008 N 18-0-09/0001, УФНС России по г. Москве от 23.03.2010 N 20-15/3/[email protected], от 11.02.2009 N 20-15/3/[email protected]), для целей исчисления НДФЛ дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты этого дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банке, независимо от того, за какой месяц она была начислена (в рассматриваемой ситуации — 31.08.2012).
Данный вывод сотрудники указанных ведомств делают на основании положений ст.ст. 106 и 107 Трудового кодекса РФ, из которых следует, что отпуск — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Следовательно, оплата отпуска не является выплатой дохода за выполнение трудовых обязанностей, и значит, нормы п. 2 ст. 223 НК РФ к отпускным не применяются.
Следовательно, доход в виде оплаты отпускных отражается в Справке о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) в том месяце налогового периода, в котором этот доход был выплачен (в Вашей ситуации — август 2012 года). Схожая точка зрения нашла отражение в письмах Федеральной налоговой службы от 10.04.2009 N 3-5-04/407, УФНС России по г. Москве от 11.02.2009 N 20-15/3/[email protected]
Принимая во внимание изложенное, считаем, что в поле 107 платежного поручения (приложение 3 к положению Банка России от 19.06.2012 N 383-П) на перечисление НДФЛ с суммы отпускных следует указать «МС.08.2012». В свою очередь, в назначении платежа будет указано «НДФЛ с отпускных за август 2012».

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

21 августа 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

____________________________________________
В каком периоде начислять и выплачивать отпускные, если отпуск у сотрудника бюджетного учреждения начинается с 09.01.2013?
Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете учреждения выплату отпускных?

В рассматриваемой ситуации учреждению необходимо руководствоваться следующим.
1. Статья 136 ТК РФ требует от учреждения:
— произвести оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала;
— при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем произвести выплату накануне этого дня.
Поэтому в рассматриваемом случае начислить и выплатить отпускные работнику учреждение обязано в декабре 2012 года.
Конечно, ТК РФ не установлено, что заработная плата, как вознаграждение за труд, не может быть выплачена в виде предварительной оплаты, следовательно, ТК РФ не содержит положений, запрещающих осуществлять выплаты работникам в счет будущей заработной платы.
Однако ст. 136 ТК РФ требует от работодателя произвести работнику именно оплату отпуска, а не аванс в счет такой оплаты.
2. Как бы ни была произведена выплата работнику в декабре 2012 года (в виде отпускных или в виде аванса), следует помнить, что данная выплата является исполнением денежного обязательства учреждения перед работником, возникшего, в свою очередь, из соответствующего обязательства учреждения по оплате труда (смотрите также письмо Минфина России от 21.01.2013 N 02-06-07/155).
Как видим, принятие обязательства первично, а исполнение денежного обязательства вторично.
Показатели, отражаемые учреждением на счете 030211000 «Расчеты по заработной плате», являются лишь отражением состояния расчетов по принятым обязательствам.
Руководствуясь вышеуказанным правилом, мы сначала должны начислить отпускные, а уже затем осуществить их выплату. Аванс (по оплате труда) же, который выплачивается работнику, по сути, носит лишь временный характер, ограниченный рамками месяца (начисление заработной платы отражается последним днем месяца) и должен производиться в пределах начислений выплат зарплаты за конкретный месяц, а не сверх них.
Говоря другими словами, наличие дебетового остатка на счете 030211000 «Расчеты по заработной плате», как минимум, не в полной мере соответствует методологии бухгалтерского учета в организациях госсектора.
Наличие же отрицательных значений в Балансе (форма 0503730) по строке 490, отражающее наличие дебиторской задолженности по счетам учета расчетов по принятым обязательствам (030200000), может явиться поводом для вопросов и претензий со стороны учредителя (смотрите, например, п. 2 Рекомендаций, приведенных в Приложении N 1 к письму Федерального агентства водных ресурсов от 22.01.2013 N МТ-03-26/0198).
Учитывая изложенное, а также положения п. 128 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, учреждению следовало в декабре 2012 года начислить сумму отпускных выплат работнику, отразив бухгалтерскую запись:
Дебет 2 109 00 211 Кредит 0 302 11 730.
В случае если это не было сделано, а бухгалтерская отчетность за 2012 год уже представлена, данное начисление следует отразить в учете в 2013 году (датой обнаружения ошибки) аналогичной вышеуказанной дополнительной бухгалтерской записью.
3. В налоговом учете при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск должна быть включена учреждением в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр

Ответ прошел контроль качества

27 февраля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

___________________________
Работник уходит в отпуск 1 октября, отпускные начислены и выплачены за три дня до ухода в отпуск, то есть в сентябре.
В каком месяце при заполнении расчетно-платежной ведомости N Т-49 отражается сумма отпускных?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выплаченные в сентябре отпускные по отпуску с датой начала 01.10.2013 следует отразить в расчетно-платежной ведомости за сентябрь 2013 года.

Обоснование вывода:
Трудовое законодательство не устанавливает сроков для оформления приказа о предоставлении отпуска. Поскольку суммы, причитающиеся работнику за отпуск, рассчитываются именно на основании приказа о предоставлении отпуска, то при издании такого приказа работодателю необходимо учитывать срок оплаты отпуска.
В соответствии с частью девятой ст. 136 ТК РФ оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала. Следовательно, приказ о предоставлении отпуска должен издаваться и передаваться в бухгалтерию с таким расчетом, чтобы бухгалтерия имела возможность исчислить и выплатить работнику сумму отпускных не позднее указанного срока.
Трудовой кодекс РФ не требует одновременно с выплатой отпускных оплачивать периоды времени, фактически отработанные ко дню отпуска.
Следовательно, накануне отпуска работодатель должен выплатить работнику только средний заработок за дни отпуска (ст. 114, ст. 139 ТК РФ). Заработная плата работникам-отпускникам за период работы до начала отпуска выплачивается в общеустановленные сроки — в день, определенный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (часть шестая ст. 136 ТК РФ).
Однако Трудовой кодекс РФ допускает улучшение положения работника по сравнению с предписанными требованиями. Из ст. 136 ТК РФ следует, что заработная плата может выплачиваться и чаще чем каждые полмесяца. Поэтому работодатель может выплатить работнику заработную плату за дни, отработанные до отпуска, одновременно с отпускными, то есть до наступления установленных у работодателя сроков выплаты зарплаты.
Порядок документооборота внутри организации законодательно не определен. Работодатель вправе самостоятельно разработать правила документооборота между подразделениями. Однако эти правила должны быть такими, чтобы соответствующими подразделениями организации соблюдались предписанные трудовым законодательством сроки на совершение определенных действий в отношении работников, в том числе сроки оплаты отпуска.
Все формы первичных учетных документов утверждаются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).
Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.
Предоставление отпусков работникам оформляется первичными документами, которые могут быть разработаны на основе форм документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В частности, им утверждены форма N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» (о которой речь идет в вопросе), форма N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» и Указания по их заполнению.
Форма N Т-49 применяется для расчета и выплаты заработной платы работникам организации. Начисление заработной платы в ней производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. Форма N Т-60 применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
Если для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), то отразить в бухгалтерском учете начисление отпускных организация вправе только при наличии соответствующего документа (записки-расчета).
Ваша организация выплачивает отпускные в сентябре 2013 года. Значит, записка-расчет должна быть оформлена также не позднее срока выплаты.
Операция по начислению отпускных должна быть отражена на счетах бухгалтерского учета на основании записки-расчета также сентябрем 2013 года.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются, в частности, суммы оплаты труда, причитающиеся работникам.
По дебету счета 70 отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.
Выплата в сентябре 2013 года отпускных без отражения их начисления на счетах бухгалтерского учета, равно как и отражение их начисления позже даты выплаты, является нарушением норм Закона N 402-ФЗ, а также приводит к возникновению дебетового сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», показывающего несуществующую задолженность работника перед организацией. Таким образом, наличие такого дебетового сальдо не соответствует сути данной хозяйственной операции.
Поэтому, по нашему мнению, в бухгалтерском учете сначала должна быть сделана запись по начислению причитающихся работнику отпускных, а затем — запись по их выплате. При использовании формы N Т-49 сведения о начисленных и выплаченных суммах отражаются в документах за сентябрь 2013 года.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Оплата ежегодного отпуска. Расчет отпускных.
— Энциклопедия решений. Учет оплаты ежегодных и дополнительных отпусков, предусмотренных законодательством.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Мельникова Елена

30 сентября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.