Техническое обеспечение и автоматизация документооборота

Системы электронного документооборота

В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников.

Системы электронного документооборота (Electronic Document Management System) представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения.

Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.

Преимущества системы электронного документооборота

Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.

К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:

  • Сокращение времени доступа к информации – электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов. Любой документ может быть направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота.
  • Сокращение дублирования документов и информации – в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации.
  • Упрощение доступа к данным – системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнес систем (таких как CRM или ERP системы).
  • Оптимизация хранения документов и данных – единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов. Средства доступа и индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам и прочей информации.
  • Автоматизация бизнес процессов – системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов. На основе действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями.
  • Улучшение качества обслуживания клиентов – за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы.
  • Повышение дисциплины и качества работы – системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников. Система не позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа не выполнив заданных действий.
  • Повторное использование информации – за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему. Например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов.
  • Повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок. Кроме того, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок.
  • Повышение сохранности документов и информации – за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам. Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.

Структура системы электронного документооборота

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота. Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы. Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.

Автоматизация документооборота (внедрение СЭД) с GRADUM

Специалисты GRADUM имеют значительный опыт внедрения систем электронного документооборота (СЭД) в организациях различной отраслевой принадлежности. Из существующих методик внедрения СЭД наиболее эффективной GRADUM считает поэтапную автоматизацию процессов. Последовательное внедрение СЭД на разных участках деятельности организации (канцелярия, внутренний документооборот, договорная деятельность и т.д.) позволяет оценить результаты на каждом этапе и внести коррективы в дальнейшую работу.

Положительные изменения, вызванные внедрением СЭД, становятся заметны уже в первые дни автоматизации документооборота. В результате усиления контроля повышается исполнительность сотрудников. Использование функционала СЭД, позволяющего согласовывать электронные версии документов, сокращает общее время работы с каждым из них, снижает производственные издержки (расходы на бумагу, картриджи для принтеров). За счет регламентации процессов деятельность всей организации становится более прозрачной для руководства.

Использование СЭД для предприятий — одно из ключевых конкурентных преимуществ на рынке, а для организаций и учреждений — важный шаг в собственном развитии для решения государственных задач.

GRADUM предлагает услуги по автоматизации документооборота с использованием программного продукта «1С:Документооборот».

Для уточнения, каким образом внедрение СЭД может быть полезно и экономически целесообразно именно для вашей организации, пожалуйста, обращайтесь к нам.

Управление документооборотом

Документы — это основные информационные носители в любой организации. Правильная работа с документами не только положительно сказывается на качестве, скорости и эффективности деятельности организации, но и в ряде случаев становится жизненно необходимой. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают практически все процессы организации.

Документооборот — непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ею управлять. Грамотно спроектированный документооборот исключительно важен для правильной организации финансового, управленческого и других видов учёта и является неотъемлемой составляющей эффективного управления.

Многие компании в процессе своего развития сталкиваются с проблемой управления возросшим документооборотом. Документов становится все больше, зачастую неизвестно, где именно они находятся — у сотрудников на местах, у контрагентов или где-то еще. Соответственно появляются проблемы с оперативным поиском документов. Количество лиц, участвующих в согласовании документа, увеличивается, соответственно увеличивается и время, расходующееся на согласование. В связи с этим возникает необходимость в централизованном хранении документов, управлении работой с ними в едином информационном пространстве и в автоматизации процессов, в которых документы участвуют. Все эти задачи успешно решаются с использованием систем электронного документооборота (СЭД).

Менеджеры GRADUM будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)74-146-74. Также вы можете написать нам через форму обратной связи.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

  • повысить производительность бизнес-процессов;
  • оптимизировать расходы;
  • повысить прибыль.

Подробнее об услугах.

Критерии удачного выбора консалтинговой компании: репутация, опыт, надежность.

Внедрение электронного документооборота — непростая и ответственная задача.

Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

  • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
  • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
  • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • технологический ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

  1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
  2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
  4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
  5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Поддержка делопроизводства.
  3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
  2. Соответствие стандарту отрасли организации.
  3. Соответствие целям и задачам компании.
  4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
  6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные видеоматериалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

  • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор IT-решения.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение электронного документооборота.
  6. Тестирование программы.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

  • консервативность сотрудников;
  • недостаточная компьютерная грамотность работников;
  • отсутствие регламентов на основные процессы;
  • слабое техническое оснащение;
  • отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса

Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»:

«Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему «Первая Форма». Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. Следует отметить, что «Первая Форма» имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации. Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала».

Управление созданием системы электронного документооборота (в условиях общеобразовательной школы)

В последнее время происходит стремительное развитие информационных технологий. Это связано с тем, что во всем мире возросли информационные потоки. Объем информации, который используется сегодня в процессе функционирования общеобразовательной школы, постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется. Поэтому должностным лицам школы, ответственному за ведение документооборота и другим участникам образовательного процесса приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени. Это негативно сказывается на эффективности работы школы. Кроме того, ведение документооборота традиционным способом ухудшает качество обучения школьников, поскольку в документооборот вовлечены не только административно-управленческий аппарат школы, но и учителя, на которых ложится дополнительная нагрузка, связанная с оформлением документов и предоставления необходимых отчетов руководству, поскольку, как правило, большинство учителей являются классными руководителями.

В настоящее время многие организации используют в своей деятельности различные информационные системы, облегчающие работу персонала. Это не только информационные системы, которые предназначены для управления организацией в целом, но и информационные системы управления документооборотом организации, которые предназначены для перевода всего объема документации организации в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность функционирования предприятия, посредством уменьшения времени, затрачиваемого для оформления и обработки документов. На сегодняшний день автоматизация документооборота учреждений образования также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов прошлого века. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также: обеспечит согласованную работу всех подразделений сферы образования; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Актуальность выбранной темы проекта обусловлена необходимостью повышения эффективности работы общеобразовательной школы, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения всей учетной и учебной документации. Внедрение системы электронного документооборота является перспективным и актуальным в свете последних инициатив президента РФ.

В связи с вышеизложенным считаю, что назрела необходимость модернизации системы ведения документооборота в общеобразовательной школе, посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит отказаться от традиционной формы документооборота.

Цель: автоматизация документооборота для сокращения временных затрат должностных лиц образовательного учреждения в процессе решения повседневных задач, что позволит вывести образовательное учреждение на новый уровень развития, а также повысить уровень материально-технического оснащения организации.

Способ достижения цели: комплексная автоматизация процесса делопроизводства в общеобразовательной школе и использование ее в повседневной деятельности.

  • сокращение внутреннего и внешнего документооборота, оперативность поиска информации и принятия решения;
  • перевод на безбумажную технологию: избавление от рутинного и отнимающего много времени труда в делопроизводстве, планировании учебного процесса;
  • ведение отчётности в электронном виде;
  • создание “портфелей отчетности” классного руководителя, учителя-предметника, руководителя предметных объединений, завуча;
  • размещение “портфелей отчетности” в локальную сеть;
  • контроль за исполнением распоряжений директора;
  • формирование единой БД по сотрудникам;
  • автоматизация всех видов отчетности школы;
  • ведение электронного архива по всем видам документации, используемой общеобразовательным учреждением;
  • совершенствование административно-управленческой работы;
  • передвижение электронной отчетности в локальной сети посредством внутренней электронной почты.

Сроки реализации проекта: 2013–2016 гг.

Этапы реализации проекта.

Проект осуществляется педагогическим коллективом общеобразовательной школы при участии всех должностных лиц и учащихся. Проект предусматривает 3 последовательных этапа реализации, рассчитанных на три года.

1-й этап. Подготовительный или прогностический.

1) Разработка нормативно-правовой базы.

2) Информирование участников образовательного процесса о задачах предстоящей работы по ведению электронной документации.

3) Инвентаризация кадровых, материально-технических ресурсов.

4) Организация приобретения технических средств, необходимых для реализации проекта.

5) Организация курсовой подготовки преподавателей и сотрудников школы по вопросам использования программного обеспечения.

2-й этап. Создание реально действующей модели введения электронного документооборота в образовательном учреждении.

1) Поиск и апробация необходимого программного обеспечения.

2) Автоматизация традиционных систем ведения документов.

3) Получение первых результатов эксперимента по ведению документооборота.

3-й этап. Заключительный.

1) Подведение итогов работы.

2) Разработка методических рекомендаций по использованию модели ведения электронного документооборота.

3) Подготовка отчетов по итогам реализации проекта.

Кадровое обеспечение проекта.

Для координации работ, связанных с ведением электронного документооборота в общеобразовательном учреждении рекомендуется в штатное расписание общеобразовательных учреждений ввести должность заместителя директора по информатизации (системного администратора). Системный администратор решает технические вопросы по направлениям:
– внедрение и обслуживание технических и программных средств;
– поддержка работы локальной сети школы и Интернет-сервера;
– техническая поддержка учителей и сотрудников школы по вопросам использования ПО;
– обеспечение надежного хранения информации, её своевременного резервного копирования и восстановления;
– обеспечение доступа к информации со всех рабочих мест.

Эффективность применения специального программного обеспечения во всем образовательном процессе определяется ИКТ-компетентностью его участников, поэтому учителя и сотрудники школы должны пройти обучение на соответствующих курсах повышения квалификации. Педагоги также проходят дистанционное обучение по базовым компьютерным компетенциям. Проводятся учебные семинары по обмену опытом использования ИКТ в учебном процессе.

Необходимо разработать нормативные документы (должностные инструкции). (Приложение 2).

Функциональной единицей образовательного учреждения являются компьютеризированные рабочие места, предназначенные для:
– работы с текстами, таблицами, базами данных;
– получения информации из Интернет;
– ввода информации;
– проведения исследований;
– компьютерного моделирования.

Реализация рабочих мест осуществляется на базе универсальных компьютеров (в состав которых входят системный блок, монитор, клавиатура, мышь, звуковые колонки или наушники) с различными периферийными устройствами: черно-белый лазерный принтер, цветной струйный принтер, сканер формата А4; мультимедийный проектор. Большая часть из перечисленного оборудования имеется в ОУ. Для реализации рабочих мест необходимо приобрести дополнительное оборудование.

Учредитель в лице Комитета по образованию, бюджетные средства, спонсорская помощь, грантовые проекты.

1. Сокращение внутреннего и внешнего документооборота, оперативность поиска информации и принятия решения.
2. Увеличение скорости внесения, изменения и поиска информации и подготовки отчетов.
3. Повышение эффективности работы общеобразовательной школы в целом.
4. Автоматизация управления и организации учебно-воспитательного процесса.
5. Автоматизация системы документооборота и отчетности.
6. Ведение электронного портфолио учителя и учащихся.
7. Повышение производительности труда за счет автоматизации деятельности.
8. Оперативное получение и автоматический анализ информации об учебном процессе для принятия управленческих решений, сокращение штатов заместителей директора по УВР, экономия времени.
9. Доступ к сведениям о сотрудниках, учащихся, родителях.
10. Мониторинг движения учащихся, своевременности заполнения журналов.
11. Автоматизированное составление отчётности для Комитета по образованию, возможность выполнения учителями ряда обязанностей в каникулярное время на дому – не приходя в школу.
12. Ведение электронного классного журнала.
13. Автоматическое получение всех стандартных отчётов об успеваемости и посещаемости, иных справок.
14. Ведение календарно-тематических планов.

Автоматизация документооборота. Аутсорсинг

Сегодня многие компании испытывают острую необходимость в автоматизации документооборота. Термин «документооборот» употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими программными решениями, и каждое из них претендует на комплексный подход. При этом ПО разнообразно: от систем складского учета до программ контроля технологических процессов. Согласно определению (ГОСТ Р 51141-98) документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» — то есть полный цикл жизни всех документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение. В этой статье мы рассмотрим вопросы применения аутсорсинга для задач, непосредственно связанных с делопроизводством и сопутствующими деловыми процессами.

Как возникает необходимость использовать аутсорсинг автоматизации документооборота в компании? Одна из главных причин — желание сконцентрировать работу организации на основном бизнесе. Кроме того, важнейшими требованиями являются оперативность автоматизации и качество получаемого результата. Обычно организация не в состоянии содержать целую команду высококвалифицированных разработчиков и аналитиков, занятых созданием и внедрением систем электронного документооборота.

Здесь и возникает необходимость привлечения сторонних исполнителей. В компаниях, предоставляющих подобные услуги, уже существуют наработанные технологии и опыт внедрения готовых решений, на основе которых можно было бы в короткие сроки и качественно автоматизировать документооборот.

Существует восемь глобальных моделей аутсорсинга в IT, которые выделяет аналитическая компания Gartner:

● внутреннее обслуживание (internal delivery), когда внутреннее подразделение оказывает услуги в рамках организации;

● мультисорсинг, или выборочный аутсорсинг (multisourcing), предполагает заключение отдельных контрактов на аутсорсинг выбранных IT-функций или деловых процессов;

● инсорсинг (insourcing) — для оказания услуг предусматривает выделение специальной структуры с автономным управленческим учетом;

● совместное предприятие (joint venture), когда формируется отдельная сервисная организация совместно с внешними поставщиками услуг;

● полный аутсорсинг (full outsourcing) — классическая модель, основанная на единственном контракте с одним внешним поставщиком услуг;

● оптимальный консорциум (best-of-breed consortium) появился как результат эволюции модели полного аутсорсинга для крупных сделок мультинациональных компаний или правительственных сделок, когда потребности клиента превышали возможности даже крупных одиночных поставщиков услуг;

● сервисная компания (brand services company) образуется для предоставления услуг в интересах большой материнской организации или группы организаций сходного профиля деятельности, прибегая к помощи внешних поставщиков услуг;

● генеральный подрядчик (prime contractor) предоставляет возможность объединять и управлять множеством внешних поставщиков продуктов, проектов и услуг для получения унифицированного или глобального решения/услуги для клиента.

В нашем случае для автоматизации делопроизводства в основном используется мультисорсинг, позволяющий выполнить разовую работу и «забыть», если не учитывать техническую поддержку. О возможных схемах взаимодействия «заказчик — исполнитель» мы поговорим далее.

Рассмотрим типовой набор работ, который проводится при автоматизации документооборота в организации или на предприятии, и постараемся понять, каким образом их можно распределить между внутренними и внешними исполнителями.

Проект внедрения обычно разбивается на несколько этапов:

На этапе открытия проекта определяется его руководитель, очерчиваются границы проекта, обсуждаются бюджет, сроки и другие ограничения и формируются критерии успешности проекта. Кроме того, если принимается решение о привлечении внешнего исполнителя, то рассматриваются юридические детали, заключается договор, а также вырабатывается наиболее оптимальная схема взаимодействия «заказчик — исполнитель».

На данном этапе описываются деловые процессы организации как они есть, определяются схемы взаимодействия подразделений и даются рекомендации, какие системы необходимо использовать для автоматизации документооборота, или выставляются требования по составу функций системы, а также по изменениям существующих деловых процессов и формированию новых.

Сама процедура внедрения состоит из множества работ: разработка технического задания на систему, разработка/доработка, установка систем и их конфигурирование, обучение персонала и т. п.

Поддержка работы системы подразумевает:

— консультационную поддержку, которая предоставляет возможность отвечать на вопросы пользователей и выполняет функцию предупреждающего механизма, решая проблемы, возникающие при неправильном использовании систем автоматизации документооборота;

— техническую поддержку, позволяющую решать проблемы функционирования системы: настройки и конфигурирование систем;

— программную поддержку, с помощью которой можно изменять функционал систем по требованиям заказчика в процессе использования системы автоматизации документооборота.

Как правило, весь цикл описанных работ самостоятельно выполнить организации не под силу, поэтому и возникает необходимость в использовании услуг внешних исполнителей. Для каждого из этапов работ выделим те, где потребуется внешний исполнитель. Нередко при автоматизации документооборота в организациях применяются схемы «архитекторы — маляры». Очевидно, что для выполнения работ на этапах открытия проекта, проведения обследования и внедрения требуются опытные специалисты, назовем их «архитекторами», которые качественно и в указные сроки выполнят свои задачи. Иногда на разных этапах используют различных исполнителей-архитекторов, но в целом для проекта это не является самым удачным решением — сложность управления таким проектом резко повышается. В любом случае, возникает потребность в привлечении некоторых ресурсов со стороны организации-заказчика. Рассмотрим, каких именно:

● руководитель проекта (обычно это сотрудник организации-заказчика, который хорошо разбирается во внутренней «кухне» и при этом имеет определенный вес в компании);

● предметный специалист (сотрудник, отвечающий за предоставление информации о предметной области; фактически он может выполнить работы на этапе обследования);

● технический специалист (сотрудник, отвечающий за техническое обеспечение внедрения системы автоматизации документооборота);

● специалист по безопасности (сотрудник, отвечающий за предоставление информации по безопасности).

Конечно, у организации может возникнуть необходимость в разработке системы автоматизации документооборота «под ключ», но в связи с тем, что такая система является довольно сложной и должна учитывать интересы не одного сотрудника/подразделения, а многих, логично привлечение внутренних ресурсов на проект, несмотря на использование услуг внешнего исполнителя. Когда речь идет об этапе технической поддержки, то основную роль может играть внутреннее подразделение/сервисная компания, которые бы недорого и качественно осуществляли поддержку, и в этом случае применимы такие варианты аутсорсинга, как инсорсинг, или внутренняя поддержка.

Итак, мы рассмотрели схему аутсорсинга, которая обычно применяется в организациях для решения задач автоматизации документооборота. Но у данного способа есть несколько важных недостатков:

● при такой схеме работы результат будет виден только спустя продолжительное время, измеряемое месяцами, иногда годами, а для автоматизации документооборота обычно необходимо получение видимого результата в течение месяца–двух;

● данная схема автоматически приводит к глобальным решениям, которые затрагивают не одно, а много подразделений, и это не только увеличивает сроки внедрения, но и может привести к реорганизации компании. Зачастую организации не готовы к таким глобальным преобразованиям, и им требуется решать локальные задачи автоматизации для одного–двух подразделений.

Подобные проблемы решаются с помощью другой схемы взаимодействия с внешним исполнителем — итерационной. Указанный способ разработки и внедрения систем автоматизации документооборота является одним из самых распространенных. В таком случае процедура автоматизации разбивается на много небольших этапов, каждый из них длится от недели до месяца, и в течение этого периода выполняются определенные задачи. Данная схема предоставляет возможность быстро получить ощутимый результат, который позволит начать работать системе в тестовом режиме.

Зачастую для повышения эффективности работы на территории организации-заказчика формируют проектный офис — это уменьшает риски, связанные с коммуникациями, но увеличивает бюджет проекта. Взаимоотношения между заказчиком и исполнителем могут регулироваться с помощью документов «план» и «отчет». Например, в начале месяца составляется план выполняемых работ, подписанный заказчиком и исполнителем. В нем отражены планируемые работы на месяц, приблизительный объем выполняемых работ и сроки по каждой задаче. В конце месяца исполнитель формирует отчет, содержащий список выполненных работ и затраченное на них время. На основе данных, представленных в отчете, производится оплата.

Одной из основных проблем подобного способа взаимодействия «заказчик — исполнитель» является повышенная сложность управления проектом. При такой схеме повышаются риски выйти за рамки бюджета и сроков, и требуется тщательный контроль рисковой составляющей проекта. Это связано в первую очередь с тем, что из-за тесного контакта с заказчиком в процессе выполнения работ изменяются исходные требования. Поэтому использование итерационной разработки/внедрения при автоматизации документооборота на крупных проектах нельзя считать оптимальным механизмом, особенно когда речь идет об ограниченном бюджете. Но данная схема может активно использоваться на этапе технической поддержки, для «малярных работ».

Таким образом, можно говорить о синтезе двух различных моделей взаимодействия «заказчик — исполнитель» при внедрении системы автоматизации документооборота: архитекторы строят дом, маляры доводят его до нужного состояния. Обычно такой тип аутсорсинга, как ежемесячная оплата по отчетам, по фактически затраченным человеко-часам, становится одним из сервисов, предоставляемых компанией-поставщиком программных решений. Организации, которые активно применяют подобный аутсорсинг для удовлетворения потребностей внутреннего заказчика, могут заранее предсказать и запланировать бюджет на подобный сервис.

Для автоматизации документооборота в организации оптимально использовать мультисорсинг на начальном этапе внедрения системы документооборота и затем либо применять инсорсинг, или внутреннее обслуживание, на этапе технической поддержки, либо привлекать внешнюю компанию-поставщика, предоставляющую сервис по программной и технической поддержке. Такая схема работы позволяет сконцентрироваться на основном бизнесе. Но есть и другая сторона медали — для того, чтобы получить качественный результат, необходимы затраты со стороны организации-заказчика, причем не только на этапе внедрения, но и на этапе поддержки.

Комментарий специалиста

Кирилл Вавилов, руководитель департамента программных решений компании «Квазар-Микро»

Аутсорсинг документооборота пока является одной из наименее распространенных форм аутсорсинга в России, хотя в мире есть целый ряд значительных проектов в этой области. Документооборот очень тесно интегрирован в бизнес-процессы любой компании, поэтому передача его на аутсорсинг возможна только по некоторым направлениям. Прежде всего, это создание так называемых центров атрибутирования. Эта инициатива, выдвинутая компанией Xerox, нацелена на предоставление компаниям услуг по переводу документов в электронный формат (создание электронного образа документа). Причем это может осуществляться как с распознаванием и последующим созданием карточки документа с атрибутами для его поиска, так и без него. Особенно это востребовано там, где по каким-либо причинам не может быть организовано полноценного электронного документооборота. При этом присутствует значительное количество ручной работы, что, возможно, и является одним из основных мотивов передачи этой функции на аутсорсинг. Второе направление — аутсорсинг архивов документов (как бумажных, так и электронных). Во многих случаях по требованию законодательства или по другим причинам требуется обеспечить долговременное хранение архива с возможностью получения доступа к документам в неизменном виде. Создание и поддержку такого архива часто выгоднее отдать внешнему подрядчику, обладающему соответствующей инфраструктурой и сертификацией. Третье направление аутсорсинга — услуги по массовому обслуживанию клиентов компании, например распечатка, упаковка в конверты и рассылка счетов абонентам оператора. Все эти услуги уже в достаточной мере технологизированы и нет никаких препятствий для их широкого применения.